Verifactu para despachos: qué cambia para ti y qué tienes que decirle a tu cartera
Las fechas después del aplazamiento, quién está obligado y quién no, qué tiene que hacer tu programa y qué tiene que hacer el de tus clientes. Con la norma citada y un guion para contárselo a toda la cartera en un lunes.
En una pantalla
- Verifactu obliga a que el programa de facturación registre cada factura con un hash encadenado y un código QR, y permite enviar esos registros a la Agencia Tributaria.
- Fechas tras el aplazamiento del Real Decreto-ley 15/2025: 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto.
- Fuera: quien está en el SII, los territorios forales y quien no usa un programa para facturar.
- No es la factura electrónica entre empresas de la Ley Crea y Crece. Esa tiene su propio calendario, todavía pendiente de la orden ministerial: si entra en vigor el 1 de octubre de 2026 como está previsto, octubre de 2027 para quien factura más de 8 millones y octubre de 2028 para el resto.
- Para el despacho son dos trabajos: tu propio programa y el censo de tu cartera.
Qué es Verifactu, en dos párrafos
Verifactu es el nombre corto del reglamento que fija los requisitos de los programas de facturación. Lo aprobó el Real Decreto 1007/2023 y lo detalló la Orden HAC/1177/2024. Viene de la Ley 11/2021, la ley antifraude, que prohibió el software de doble uso.
En la práctica le pide dos cosas al programa. Que cada factura genere un registro con un hash encadenado al anterior, para que no se pueda borrar ni cambiar nada sin dejar rastro. Y que la factura lleve un código QR con el NIF del emisor, el número, la fecha y el importe.
El programa puede enviar esos registros a la Agencia Tributaria en el momento de emitir, o conservarlos con firma y registro de eventos si no los envía. A lo primero se le llama modalidad Verifactu; a lo segundo, modalidad no Verifactu. Las dos cumplen. La primera te ahorra custodiar los registros y deja el QR verificable en la sede de la AEAT.
Las fechas, después del aplazamiento
El calendario original ponía el 1 de enero de 2026 para las sociedades y el 1 de julio de 2026 para el resto. El Real Decreto-ley 15/2025, de 3 de diciembre, lo movió un año entero.
| Quién | Desde cuándo |
|---|---|
| Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades | 1 de enero de 2027 |
| El resto: autónomos en IRPF, entidades en atribución de rentas, no residentes con establecimiento permanente | 1 de julio de 2027 |
| Fabricantes y distribuidores de software | Tenían nueve meses desde la Orden HAC/1177/2024. Tu proveedor ya debería tener el programa adaptado y su declaración responsable. |
Un matiz que confunde a muchos clientes: la fecha es de uso, no de compra. Un autónomo puede seguir facturando con su programa viejo hasta el 30 de junio de 2027. El 1 de julio, cada factura ya tiene que salir con su registro.
Quién está obligado y quién no
Está dentro cualquier empresa o autónomo que use un sistema informático para facturar. Un Excel con macros que numera y guarda facturas también cuenta como sistema informático.
Está fuera:
- Quien lleva el SII, porque ya manda sus registros de facturación a la AEAT.
- Los territorios forales: Euskadi tiene TicketBAI y Navarra su propio sistema.
- Quien factura a mano o con una plantilla sin automatizar. En la práctica son muy pocos negocios, y son los que más van a preguntar.
Verifactu no es la factura electrónica entre empresas
Son dos obligaciones distintas y a tus clientes les llegan mezcladas. Verifactu regula cómo se hace la factura. La Ley Crea y Crece regula cómo se manda y se acepta entre empresas, para controlar los plazos de pago.
| Verifactu | Factura electrónica entre empresas | |
|---|---|---|
| Norma | RD 1007/2023 y Orden HAC/1177/2024 | Ley 18/2022 (Crea y Crece) y RD 238/2026 |
| Qué pide | Registro con hash encadenado y QR en cada factura | Factura en formato estructurado, con estados de pago |
| A quién | A quien factura con un programa, con las salvedades de arriba | A las operaciones entre empresas y autónomos |
| Cuándo | 1 de enero de 2027 (sociedades) y 1 de julio de 2027 (resto) | Octubre de 2027 si factura más de 8 millones; octubre de 2028 el resto. Los plazos cuentan desde la orden ministerial, prevista para el 1 de octubre de 2026. |
| Sanción | Hasta 50.000 € por ejercicio | Hasta 10.000 € |
Qué cambia para tu despacho
Uno: tu propio programa
Si emites facturas a tus clientes con un programa, estás dentro. Pídele a tu proveedor la declaración responsable de que cumple el reglamento. La AEAT no publica una lista de programas certificados; la responsabilidad es del fabricante, y la prueba es ese documento.
Dos: el censo de tu cartera
Aquí está el trabajo de verdad. Necesitas saber, cliente a cliente, con qué factura hoy, si ese programa está adaptado y cuándo le toca. El resultado es una hoja con cuatro columnas: cliente, programa, adaptado o no, fecha.
Los que facturan con Word o con un Excel sin automatizar quedan fuera mientras sigan así, y aun así son los que más consultas van a generar. En cuanto pasen a un programa, entran. Si dan el paso, hay dos caminos: un programa adaptado o una cuenta bancaria que ya incluya la factura electrónica.
Monzo incluye la factura electrónica Verifactu en su plan gratuito y exporta los extractos en Norma 43 para el gestor. Para un autónomo que factura con Word, es la salida sin coste.
Ver la página de MonzoTres: el trabajo que se repite
Entre este otoño y el verano de 2027 vas a contestar la misma pregunta muchas veces. La forma de no hacerlo es adelantarse: un correo a toda la cartera, una lista de comprobación por tipo de negocio y el censo al día. Eso es el kit.
Qué decirle a tu cartera
Tres mensajes. El primero va a todos; los otros dos, según con qué facture cada cliente.
Mensaje 1 · a toda la cartera, ahora
Asunto: Verifactu: qué es y cuándo os toca
Hola, [nombre]. Desde 2027 los programas de facturación tienen que cumplir un reglamento nuevo, Verifactu: cada factura llevará un código QR y un registro que no se puede borrar. A vosotros os toca el [fecha según el tipo de contribuyente].
Hoy no hay que hacer nada, salvo una cosa: decirnos con qué programa facturáis. Con eso os decimos si ya cumple o qué hay que cambiar. Un saludo, [despacho].
Mensaje 2 · a los que facturan con un programa
Pedidle a vuestro proveedor la declaración responsable de que cumple el Real Decreto 1007/2023 y mandádnosla. Si no la tiene, avisadnos y vemos alternativas antes de la fecha.
Mensaje 3 · a los que facturan con Word o Excel
Si facturáis con una plantilla que no numera ni guarda nada, el reglamento no os obliga. En cuanto uséis un programa, sí, y tendría que ser uno adaptado. Decidnos cuántas facturas hacéis al mes y os decimos qué os compensa: seguir así, un programa adaptado o una cuenta bancaria que ya incluya la factura electrónica.
Sanciones
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria fija hasta 50.000 € por ejercicio para quien use un programa que no cumpla, y hasta 150.000 € por ejercicio y tipo de sistema para quien lo fabrique o lo venda. Es la cifra que conviene decir una sola vez a cada cliente, sin dramatizar.
Lista de comprobación para el despacho
- Declaración responsable de tu propio programa de facturación, guardada.
- Censo de la cartera: cliente, programa, adaptado o no, fecha que le toca.
- Mensaje 1 enviado a toda la cartera, con la fecha de cada uno.
- Lista de los que facturan con Word o Excel, y la opción propuesta a cada uno.
- Los que están en el SII o en territorio foral, marcados como fuera.
- Una fecha en el calendario del despacho, tres meses antes de cada plazo, para repasar el censo.
Esta guía tiene carácter informativo y se escribió con la norma vigente el 4 de septiembre de 2026. No sustituye el criterio del despacho ni el asesoramiento sobre un caso concreto.