Rentabilidad por cliente: cuánto ganas con cada uno y qué hacer con los que pierden dinero
El sector factura más y gana clientes, y casi ningún despacho sabe qué cliente le deja margen y cuál se lo come. La fórmula, un ejemplo con cinco clientes y qué hacer con cada tipo.
En una pantalla
- Margen por cliente = cuota mensual menos las horas que le dedicas por tu coste por hora.
- Tu coste por hora sale de los costes totales del despacho entre las horas que de verdad facturas, no las que trabajas.
- Salen cuatro tipos de cliente y cada uno tiene su respuesta: subir la cuota, cambiar el alcance, quitarle horas o dejarlo ir.
- Las horas que más se pierden son las de perseguir papeles, y esas se pueden pasar a un agente.
Por qué casi nadie lo mide
El 67% de los despachos facturó más en 2025 y el 69% ganó clientes, según el Barómetro de la Asesoría 2026. Y aun así no hay una cifra publicada de margen por cliente, porque las horas no se apuntan y sin horas no hay margen que calcular.
En muchos despachos la cuota se fijó hace años, cuando el cliente tenía la mitad de facturas y ninguna obligación nueva. Desde entonces el trabajo ha crecido cada año y la cuota se ha quedado donde estaba. Ese es el agujero, y no se ve hasta que lo calculas.
La fórmula
Dos números y una resta.
Margen del cliente = cuota mensual − (horas del mes × coste por hora)
Costes totales: sueldos con seguridad social, tu propia retribución, alquiler, software, seguros, cuota de autónomos. Todo lo que sale cada mes.
Horas facturables: las que de verdad se dedican a clientes. Fuera las reuniones internas, la formación, la administración del propio despacho y ese tiempo de perseguir papeles que no se apunta a nadie. En el ejemplo usamos 38 € la hora.
Un ejemplo con cinco clientes
| Cliente | Horas/mes | Cuota | €/hora | Margen |
|---|---|---|---|---|
| Autónomo, módulos | 2,5 | 85 € | 34 | −10 € |
| SL, 12 empleados | 14 | 690 € | 49 | +158 € |
| Comercio minorista | 6 | 160 € | 27 | −68 € |
| Consultora, 3 socios | 9 | 420 € | 47 | +78 € |
| Autónomo, directa | 3 | 120 € | 40 | +6 € |
| Total del mes | 34,5 | 1.475 € | 43 | +164 € |
Dos de los cinco están por debajo de coste. El comercio minorista pierde 68 € al mes: seis horas para una cuota de 160. Y el total del mes es positivo solo porque la sociedad de doce empleados paga por todos.
Con tus clientes lo haces en dos minutos en la calculadora de rentabilidad por cliente. Los datos se quedan en tu navegador.
Los cuatro tipos de cliente que salen
Rentable: bastante por encima de tu coste por hora
En el ejemplo, los que pasan de 45 € la hora. Cuídalo: es el que paga las horas de los demás. Que sepa qué recibe por su cuota, y no le regales lo que no está en la hoja de encargo.
Justo: por encima del coste, pero poco
Es el que sube de cuota con menos ruido. Una carta con las horas del año y la subida, y listo.
Por debajo de coste
Aquí hay que elegir entre tres cosas: subir la cuota, cambiar lo que incluye, o quitarle horas pasando a un agente lo que se repite.
Agujero: pierde más de la mitad de la cuota
Casi siempre es un cliente que trae los papeles tarde y a mano, y cada mes hay que perseguirlo. O cambia cómo trabaja contigo, o se va. Dejar ir a un cliente que cuesta dinero es la subida de honorarios más rápida que existe.
Cómo subir la cuota sin perder al cliente
Con datos y con fecha. La carta lleva tres cosas: las horas que le has dedicado este año, lo que ha cambiado desde que se fijó la cuota (Verifactu, factura electrónica, más facturas) y la cuota nueva a partir de una fecha con dos meses de margen.
Y una alternativa: si prefiere mantener la cuota, esto es lo que deja de estar incluido. Que exista esa alternativa quita la sensación de ultimátum.
La carta, en cuatro líneas
Hola, [nombre]. Este año le hemos dedicado a tu empresa [horas] horas, frente a las [horas] con las que fijamos la cuota en [año]. Han entrado [Verifactu, la factura electrónica, más facturas al mes].
A partir del [fecha, dos meses después] la cuota pasa a [importe]. Si prefieres mantener la actual, dejaríamos fuera [servicio], que pasaría a facturarse aparte. Lo hablamos cuando quieras.
Las horas que nadie paga
En la calculadora hay un dato que duele más que el margen: las horas al mes que no te paga nadie. Casi todas se van en lo mismo. Reclamar el extracto, pedir la factura que falta, contestar por tercera vez cuándo vence el 303.
Nada de eso exige criterio, y es lo primero que se puede pasar a un agente. Un agente sabe qué falta de cada cliente, lo pide el día que toca por el canal que use ese cliente, insiste si no llega y te dice quién sigue sin mandar nada.
Teros pone un agente por proceso, empezando por reclamar documentación. Con Asesorías Digitales tiene descuento; las condiciones, en su página.
Ver la página de TerosQué hacer este mes
- Calcular tu coste por hora con los costes reales del despacho.
- Pasar la cartera por la calculadora, aunque las horas sean a ojo.
- Marcar los que están por debajo de coste y clasificarlos en los cuatro tipos.
- Escribir la carta de subida para los del tipo justo.
- Elegir el proceso que más horas se lleva y ver qué parte se puede pasar a un agente.