Tres puertas de entrada
Si la documentación puede llegar por WhatsApp, por correo y por el portal, llega por WhatsApp. El portal no reduce la persecución mientras las otras dos puertas sigan abiertas: solo añade un sitio más donde mirar.
Herramienta · para tu despacho · gratis, sin registro
Lo que te cuesta perseguir documentación.
Es la hora que no aparece en ninguna cuota y que nadie apunta. Pones tu cartera, cuántos clientes se retrasan y lo que tardas en cada aviso, y sale lo que se va al año en reclamar papeles. Con ese número delante se decide de otra manera si compensa un portal, un recordatorio automático o subirle la cuota a quien te obliga a ir detrás.
El mismo despacho, con otra cartera.
Mantiene todo lo que has puesto arriba y mueve solo el número de clientes. Sirve para la pregunta que viene después, que siempre es «¿y si crezco?». El coste de perseguir crece en línea recta con la cartera, y por eso es lo primero que rompe cuando entran veinte clientes nuevos.
Lo que no arregla comprar software.
Tres cosas que hemos visto fallar con el mejor portal del mercado ya pagado.
El cliente que nunca contesta
Hay un puñado de clientes que concentran la mitad de los avisos. A esos no los arregla un recordatorio automático, porque el recordatorio ya se lo mandas tú. Los arregla una conversación de honorarios o una fecha de corte con consecuencia.
Pedir sin decir qué falta
«Nos falta documentación» genera tres correos más. «Nos falta la factura de Endesa de julio y el extracto de agosto» se contesta a la primera. Buena parte del tiempo se va en avisos que no dicen exactamente qué hay que mandar.
Preguntas antes de meter los números.
¿De dónde saco mi coste por hora?
Sueldo bruto con Seguridad Social, más la parte de estructura que le toca a esa persona: local, licencias, seguros. Si nunca lo has calculado, la calculadora de rentabilidad por cliente lo saca y de paso te dice el margen de cada uno.
¿Siete minutos por reclamación no es mucho?
El mensaje son dos. Los otros cinco son mirar qué falta exactamente, escribirlo, apuntar que lo has pedido y volver a la tarea que estabas haciendo. Ese cambio de tarea es la parte cara y es la que no se ve. Si en tu despacho está más automatizado, baja el número.
¿Por qué cuenta la campaña como dos meses más?
Porque renta y los cierres concentran peticiones que el resto del año no existen, y encima con fecha límite. Si en tu despacho no se nota, quítalo con el interruptor y el cálculo pasa a ser lineal.
El porcentaje de recorte lo pongo yo. ¿Cuál es realista?
No te vamos a dar un número nuestro porque depende de tu cartera y no la conocemos. Lo que sí se automatiza casi siempre es el recordatorio repetido, que es el grueso. Lo que casi nunca se automatiza es la primera petición bien hecha y la llamada al que no contesta. Empieza por ahí para calibrar.
¿Esto incluye el tiempo de contabilizar?
No. Solo el de pedir. Contabilizar es trabajo que facturas; perseguir el documento para poder contabilizarlo, no. Esa es justo la distinción que hace útil el número.
Todos los datos son del despacho que calcula: no hay ninguna cifra de normativa ni ningún porcentaje de mejora puesto por nosotros. El resultado vale exactamente lo que valgan los supuestos que metas.
¿Lo vemos con tu cartera delante?
Veinte minutos por videollamada. Miramos de dónde salen tus avisos y qué parte se puede cortar sin cambiar de programa.
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